Come organizzare la tua casella di posta

Come sappiamo tutte le nostre caselle di posta hanno trasformato in sistemi di archiviazione di giorno moderno – e proprio come ai tempi di 'vecchi' possono ottenere caotici e fuori di mano in nessun tempo. Tentativi per controllare la posta in arrivo degli indisciplinati, ma per la maggior parte sono spazzati i messaggi in cartelle che agiscono come catch alls per tutto (fusioni disorganizzati di incoerente pasticcio – grazie al cielo per trovare avanzate!).

I vantaggi di un sistema di archiviazione organizzata, logico significherebbe per voi pensate: facendo riferimento alle email che hai ricevuto, trovare e visualizzare allegati di nuovo, diminuire il tempo di scorrimento e se hai bisogno qualcuno di andare in e senti qualcosa, sarete in grado di farli puntare nella cartella giusta, piuttosto che avendo loro rovistare tra tutte le tue email.

Ora che siete ansiosi di cambiare la tua posta in arrivo disorganizzati, ecco alcuni consigli per aiutarvi nel vostro cammino.

Inbox: Posta in arrivo dovrebbe essere proprio questo – una casella di posta, non una cartella di archiviazione permanente con qualsiasi mezzo. Anche se avete un file 'misc' al largo di posta in arrivo, mantenere la tua casella di posta pulita e ordinata. Se ricevete e-mail su un argomento che lei è in corso di affrontare e non sei pronto per spostarli in una cartella più permanente, creare una cartella '2do' al largo di posta in arrivo, da lì raggruppare i messaggi in sottocartelle.

Questo è un ottimo modo per mantenere organizzata e un facile riferimento per vedere che cosa devi fare.

Come usarlo: quando si riceve una email per un'attività in corso o imminente, creare una cartella nella cartella '2do' con un nome relativo a tale attività o client. Sposta l'email in quella cartella, creare un promemoria o la nomina, se necessario, e, voilà! — ora avete una casella di posta organizzato. Quando si riceve più email legate a questo compito ora possono andare dritto nella sottocartella creata. Dopo aver completato questo compito che si può facilmente spostare tutto il contenuto in una cartella permanente della tua indicazione. La chiave è mantenere su di esso e una volta che hai finito con una sottocartella nel tuo elenco di cartelle '2do', eliminare o spostare. Mantenendo le cartelle dopo un compito è finita sarà ostacolare la vostra organizzazione e aggiungere al tuo disordine elettronico.

Questo metodo vi permetterà di avere un facile riferimento visivo per il lavoro che deve essere fatto, e anche se alcuni compiti sono 'retro-accantonato' per il momento, si può ancora vedere li e mantenerli freschi nella vostra mente. Una volta che siete in grado di concentrarsi sulle email che sono appena arrivate con, sarete in grado di concentrarsi maggiormente sul vostro business e meno sul tuo disordine.

Sottocartelle: Non abbiate paura di usare le sottocartelle, anche le sottocartelle nelle sottocartelle. Mettere gli elementi in gruppi logici è una chiave per mantenere il vostro file organizzati.

Come utilizzare: ad esempio – si può avere un numero di clienti e un paio di aziende diverse che si lavora per e ogni azienda/cliente avrà più compiti, progetti, istruzioni, ecc. Sotto posta in arrivo, creare un file per ogni società, in società, creare una cartella per ogni cliente e sotto ogni cliente creare cartelle per il numero di diverse attività che svolgono.

Avendo un posto dove mettere i messaggi come vengono è una chiave per soggiornare in cima i task e i messaggi. Caselle di posta hanno un modo di ottenere grande e travolgente molto velocemente, mettendo questi passaggi in luogo aiuterà a controllare le antiestetiche casini e come bonus tenervi organizzati nel processo.