Perché è una extranet meglio di e-mail per la condivisione di documenti? La risposta è semplice: email è perfetto per la comunicazione uno a uno, ma non ideale per gruppi impegnati nella collaborazione a progetto.
La maggior parte dei programmi di posta elettronica forniscono poco – eventuali – efficacia modo per prioritizzare i messaggi e gli allegati. Tutto ciò che arriva nello stesso posto, nell'ordine in cui è stato inviato.
Con una rete extranet, tutti i relativi documenti del progetto vengono acquisiti automaticamente all'interno di una cartella dedicata a un progetto.
Non mescolato con l'ultimo scherzo che circola intorno all'ufficio.
Inoltre, una extranet può gestire qualsiasi documento di dimensione. Con e-mail, si corre il rischio di allegati di grandi dimensioni non passa attraverso il firewall aziendale.
Condivisione di una presentazione power point con un gruppo è un perfetto esempio. Con e-mail, dovete rompere le presentazioni in piccole parti, con ogni sezione associata a una email separata. Le sezioni non arrivano allo stesso tempo, e può essere molto confusa, per tutti i soggetti coinvolti. Immaginate di condivisione di tre presentazioni, ognuna in 3 parti, per sei persone. Che sarebbe nove email per sei persone. Cinquantaquattro messaggi!
Utilizzando una rete extranet, le presentazioni possono essere inviate allo stesso tempo, tutti intatti, automaticamente archiviato in una cartella di progetto singolo insieme a tutti gli altri materiali correlati.
E tutti hanno accesso allo stesso tempo.
Extranet molti rendono ancora più facile, usando gli allarmi del email automatica che informano i destinatari che le presentazioni sono disponibili e fornendo una funzione di commento che consente a ciascun utente di condividere il loro punto di vista.
Un'extranet assicura che ottengono importanti documenti al posto giusto, pronto per l'immediata risposta. E mette i messaggi e documenti correlati insieme. Il bilancio, pianificazione, piano strategico, presentazione power point, di tutti note e commenti - tutti appaiono sulla stessa pagina. Nessun ordinamento attraverso un lungo elenco di e-mail indipendenti.
Un punto finale. Molti Extranet sono protetti con crittografia a 128 bit, la stessa protezione utilizzata per proteggere le transazioni finanziarie. E-mail, d'altra parte, possono atterrare nelle mani di qualcuno, che è OK, se stai inviando l'ultimo scherzo, ma non è affatto divertente quando si tratta di riservatezza dei vostri documenti più importanti.
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