Posta elettronica è uno degli strumenti di comunicazione più potente e ampiamente utilizzato giro oggi. Ogni giorno noi registrare sul nostro computer al lavoro e la maggior parte di noi andrà dritto di Outlook per verificare quali nuove mail che abbiamo ricevuto. Esso fornisce un modo veloce, facile di comunicare non solo con le altre persone nella nostra organizzazione ma persone in tutto il mondo.
Ci sono enormi vantaggi per le imprese ad avere la capacità di rapidamente e facilmente trasferire informazioni oltre ad essere in grado di creare incontri in modo più efficiente. Tuttavia, è essenziale che noi capire modi migliori in cui gestire queste informazioni.
Regole di generazione di e-mail
Prima che qualcuno invia un email c'è una semplice domanda che si dovrebbe porsi:
Avete bisogno di una risposta da parte dei destinatari con urgenza?
Se la risposta a questa domanda è sì, allora si dovrebbe cercare di contattarli per telefono, cercapersone o in persona. Per esempio, se si voleva qualcuno a partecipare ad un incontro in tempo di 30 minuti c' non è nessuna garanzia che leggeranno i loro messaggi in ingresso in quel momento e pertanto può perdere la riunione. Tuttavia, se la risposta è NO, allora e-mail potrebbe quindi essere utilizzato come opzione.
Una volta che hanno deciso che l'email è la migliore opzione per l'inoltro di informazioni necessarie si dovrebbero attenersi alle seguenti indicazioni:
I messaggi con priorità alti: Un messaggio inviato come "priorità" richiede un'azione entro la fine del giorno seguente.
Tempo messaggi specifici: Qualsiasi messaggio che è il momento specifico deve essere scaduto dopo la relativa data. Vedremo come impostare le date di scadenza/tempi più tardi è in questa sezione.
Categorie sistematiche di messaggio: Saranno essere classificati tutti i messaggi di routine e sia filtrato in cartelle personali o, se del caso, rimosso dalla posta elettronica di un albo.
Follow-Up obbligatorio: se un messaggio richiede la lettura o follow-up il destinatario deve essere nel campo A: campo del messaggio.
Informazioni: Se qualcuno si mette in Cc: campo di un messaggio dovrebbe non aspettandosi il destinatario per leggere o azione essa. Ti hanno inviato per i propri dati solo.
Il contenuto del messaggio: Mantenere il vostro messaggio breve, solo utilizzare allegati se il volume dei dati è significativo e l'intestazione e le prime 2 righe del tuo messaggio per esprimere sia il contenuto che l'azione prevista che si richiede
Elaborazione di e-mail
La maggior parte di voi si aprirà Outlook quando all'inizio della giornata e lasciare aperto fino a quando verrà arrestato il computer alla fine della giornata. Per lavorare in modo più efficace con il vostro programma di posta elettronica che vi proponiamo seguendo questi semplici linee guida ovunque possibile:
· Solo controllare vostro Inbox 3 volte al giorno - mattina, dopo il pranzo e prima di andare a casa.
· Tua casella di posta deve essere vuoto quando si chiude fuori di Outlook alla fine di ogni giorno.
· Filtrare le email. Vedremo come fare questo più avanti in questa sezione.
· Utilizzare i compiti e il calendario invece di messaggi di posta elettronica
Quando arriva un messaggio nella posta in arrivo, dopo aver letto questo, si dovrebbe fare una delle seguenti cose:
· Eliminarlo
· Pianificarlo
· Delegarla a qualcun altro
· File cioè cartelle personali o nel caso di allegati, sul disco rigido
· Risposta
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